Gửi phản hồi bồi hoàn/truy vấn
Khi khách hàng của bạn gặp vấn đề với khoản phí trên thẻ tín dụng, họ có thể liên hệ với ngân hàng để khiếu nại về khoản phí đó. Sau đó, ngân hàng sẽ thực hiện một khoản bồi hoàn hoặc truy vấn.
Nếu ngân hàng của chủ thẻ thực hiện khoản bồi hoàn, ngân hàng sẽ ngay lập tức trừ số tiền bị khiếu nại khỏi tài khoản của bạn. Ngân hàng của chủ thẻ cũng thu phí bồi hoàn từ bạn. Nếu ngân hàng của chủ thẻ thực hiện truy vấn, họ không thu tiền khiếu nại hoặc phí ngay lập tức.
Khi nhận được yêu cầu bồi hoàn/truy vấn, bạn có thể giải quyết bằng cách liên hệ trực tiếp với khách hàng, hoặc gửi bằng chứng liên quan đến đơn hàng từ trang quản trị cửa hàng. Sau khi gửi bằng chứng, bạn có thể kiểm tra trạng thái của khoản bồi hoàn/truy vấn trong trang quản trị ShopBase. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra trạng thái của khoản bồi hoàn/truy vấn chỉ trong một vài bước đơn giản.
Vui lòng đảm bảo rằng mỗi tệp bằng chứng tải lên có kích thước không quá 5 MB.
Khi có yêu cầu bồi hoàn mới từ khách hàng, ShopBase sẽ gửi email thông báo đến chủ cửa hàng.
Người dùng cổng thanh toán ShopBase Payments và ShopBase Marketplace Payments cũng có thể kiểm tra các đơn hàng có yêu cầu bồi hoàn bằng cách truy cập vào Orders > Chargebacks & inquiries từ trang quản trị ShopBase.
Bạn cũng có thể lọc các đơn hàng có yêu cầu bồi hoàn/truy vấn bằng cách đi tới Orders > More filters và chọn Chargeback status và/hoặc Inquiry status > Open để kiểm tra và gửi bằng chứng cho các đơn hàng này đúng hạn. Điều này sẽ giúp tránh bỏ lỡ ngày đến hạn và tranh chấp có thể bị thua.
Để kiểm tra lý do bồi hoàn/truy vấn và gửi phản hồi bồi hoàn/truy vấn, nhấp vào Submit response trên trang chi tiết đơn hàng. Vui lòng đảm bảo rằng bạn đã nắm rõ tất cả thông tin liên quan đến yêu cầu.
Tại mục Chargeback evidence, điền thông tin chi tiết nhất có thể vào biểu mẫu bên dưới để giúp bạn giải quyết khoản bồi hoàn/truy vấn.
Tại mục Purchase information, tên sản phẩm của đơn hàng nhận được yêu cầu bồi hoàn/truy vấn sẽ được tự động đồng bộ hóa với mục Product description.
Mục Customer name và Customer email cũng sẽ được tự động đồng bộ hóa với các mục tương ứng trong phản hồi bồi hoàn/truy vấn của bạn.
Tại mục Customer signature, tải ảnh chụp màn hình thông tin khách hàng trong trang chi tiết đơn hàng, hoặc ảnh chụp màn hình của trang Thank you.
Billing address (Địa chỉ thanh toán) của đơn hàng cũng sẽ được tự động đồng bộ hóa với mục tương ứng trong phản hồi bồi hoàn/truy vấn của bạn.
Tại mục Receipt, tải ảnh chụp màn hình của giao dịch đặt hàng hoặc tiến trình đặt hàng trong trang chi tiết đơn hàng.
Tại mục Customer communication, tải ảnh chụp màn hình của tất cả các cách thức liên lạc của bạn với khách hàng, chẳng hạn như email xác nhận đơn hàng, các phiên trò chuyện với khách hàng qua các kênh trực tuyến, v.v.
Shipping address (địa chi vận chuyển) của đơn hàng cũng sẽ được tự động đồng bộ hóa với mục tương ứng trong phản hồi bồi hoàn/truy vấn của bạn.
Tại mục Date of shipment, Package carrier, và Tracking number, nhập tất cả thông tin của đơn hàng như ngày vận chuyển, nhà cung cấp, và mã theo dõi.
Tại mục Proof of shipping, tải ảnh chụp màn hình của trang theo dõi đơn hàng với trạng thái đơn hàng là đã giao.
Tại mục Proof of access or downloading product, nhập liên kết của sản phẩm mà khách hàng đã đặt.
Bạn có thể bỏ qua mục Additional evidence or statements, nhưng bạn nên điền thêm bằng chứng khác để có cơ hội thắng tranh chấp hơn. Bạn có thể liên hệ với hãng vận chuyển để xác nhận rằng đơn hàng đã được giao thành công cho khách hàng. Sau đó, bạn có thể tải ảnh chụp màn hình xác nhận từ hãng vận chuyển hoặc viết vào mục này như sau "Tôi đã liên hệ với nhà vận chuyển để kiểm tra lại và họ xác nhận rằng đơn hàng đã được chuyển đến địa chỉ của khách hàng.".
Sau khi điền thông tin, bạn có thể tự gửi bằng chứng, hoặc bật thiết lập gửi phản hồi bồi hoàn/truy vấn tự động theo hướng dẫn chi tiết trong bài viết này.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách phản hồi yêu cầu bồi hoàn/truy vấn trong bài viết này.
Giải thích các phản hồi về bồi hoàn
Hiểu về ShopBase Payments
Nếu ngân hàng của chủ thẻ thực hiện khoản bồi hoàn, ngân hàng sẽ ngay lập tức trừ số tiền bị khiếu nại khỏi tài khoản của bạn. Ngân hàng của chủ thẻ cũng thu phí bồi hoàn từ bạn. Nếu ngân hàng của chủ thẻ thực hiện truy vấn, họ không thu tiền khiếu nại hoặc phí ngay lập tức.
Khi nhận được yêu cầu bồi hoàn/truy vấn, bạn có thể giải quyết bằng cách liên hệ trực tiếp với khách hàng, hoặc gửi bằng chứng liên quan đến đơn hàng từ trang quản trị cửa hàng. Sau khi gửi bằng chứng, bạn có thể kiểm tra trạng thái của khoản bồi hoàn/truy vấn trong trang quản trị ShopBase. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra trạng thái của khoản bồi hoàn/truy vấn chỉ trong một vài bước đơn giản.
Hướng dẫn
Vui lòng đảm bảo rằng mỗi tệp bằng chứng tải lên có kích thước không quá 5 MB.
Khi có yêu cầu bồi hoàn mới từ khách hàng, ShopBase sẽ gửi email thông báo đến chủ cửa hàng.
Người dùng cổng thanh toán ShopBase Payments và ShopBase Marketplace Payments cũng có thể kiểm tra các đơn hàng có yêu cầu bồi hoàn bằng cách truy cập vào Orders > Chargebacks & inquiries từ trang quản trị ShopBase.
Bạn cũng có thể lọc các đơn hàng có yêu cầu bồi hoàn/truy vấn bằng cách đi tới Orders > More filters và chọn Chargeback status và/hoặc Inquiry status > Open để kiểm tra và gửi bằng chứng cho các đơn hàng này đúng hạn. Điều này sẽ giúp tránh bỏ lỡ ngày đến hạn và tranh chấp có thể bị thua.
Để kiểm tra lý do bồi hoàn/truy vấn và gửi phản hồi bồi hoàn/truy vấn, nhấp vào Submit response trên trang chi tiết đơn hàng. Vui lòng đảm bảo rằng bạn đã nắm rõ tất cả thông tin liên quan đến yêu cầu.
Tại mục Chargeback evidence, điền thông tin chi tiết nhất có thể vào biểu mẫu bên dưới để giúp bạn giải quyết khoản bồi hoàn/truy vấn.
Tại mục Purchase information, tên sản phẩm của đơn hàng nhận được yêu cầu bồi hoàn/truy vấn sẽ được tự động đồng bộ hóa với mục Product description.
Mục Customer name và Customer email cũng sẽ được tự động đồng bộ hóa với các mục tương ứng trong phản hồi bồi hoàn/truy vấn của bạn.
Tại mục Customer signature, tải ảnh chụp màn hình thông tin khách hàng trong trang chi tiết đơn hàng, hoặc ảnh chụp màn hình của trang Thank you.
Billing address (Địa chỉ thanh toán) của đơn hàng cũng sẽ được tự động đồng bộ hóa với mục tương ứng trong phản hồi bồi hoàn/truy vấn của bạn.
Tại mục Receipt, tải ảnh chụp màn hình của giao dịch đặt hàng hoặc tiến trình đặt hàng trong trang chi tiết đơn hàng.
Tại mục Customer communication, tải ảnh chụp màn hình của tất cả các cách thức liên lạc của bạn với khách hàng, chẳng hạn như email xác nhận đơn hàng, các phiên trò chuyện với khách hàng qua các kênh trực tuyến, v.v.
Shipping address (địa chi vận chuyển) của đơn hàng cũng sẽ được tự động đồng bộ hóa với mục tương ứng trong phản hồi bồi hoàn/truy vấn của bạn.
Tại mục Date of shipment, Package carrier, và Tracking number, nhập tất cả thông tin của đơn hàng như ngày vận chuyển, nhà cung cấp, và mã theo dõi.
Tại mục Proof of shipping, tải ảnh chụp màn hình của trang theo dõi đơn hàng với trạng thái đơn hàng là đã giao.
Tại mục Proof of access or downloading product, nhập liên kết của sản phẩm mà khách hàng đã đặt.
Bạn có thể bỏ qua mục Additional evidence or statements, nhưng bạn nên điền thêm bằng chứng khác để có cơ hội thắng tranh chấp hơn. Bạn có thể liên hệ với hãng vận chuyển để xác nhận rằng đơn hàng đã được giao thành công cho khách hàng. Sau đó, bạn có thể tải ảnh chụp màn hình xác nhận từ hãng vận chuyển hoặc viết vào mục này như sau "Tôi đã liên hệ với nhà vận chuyển để kiểm tra lại và họ xác nhận rằng đơn hàng đã được chuyển đến địa chỉ của khách hàng.".
Sau khi điền thông tin, bạn có thể tự gửi bằng chứng, hoặc bật thiết lập gửi phản hồi bồi hoàn/truy vấn tự động theo hướng dẫn chi tiết trong bài viết này.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách phản hồi yêu cầu bồi hoàn/truy vấn trong bài viết này.
Bài viết liên quan
Giải thích các phản hồi về bồi hoàn
Hiểu về ShopBase Payments
Cập nhật vào: 31/08/2022
Cảm ơn!