Hướng dẫn xây dựng tài khoản PayPal Doanh nghiệp và xác thực thông tin để duy trì sử dụng ổn định
Cổng thanh toán PayPal vẫn luôn là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến, bởi thời gian đăng ký nhanh chóng, chức năng nhận/chuyển tiền bảo mật cao ở bất cứ đâu và khi nào. Trải nghiệm thanh toán liền mạch chỉ là khởi đầu – Chính sách Bảo vệ người bán của PayPal còn giúp giảm thiểu tác động của các giao dịch lừa đảo.
Tuy nhiên, sau khi tạo tài khoản, người bán vẫn sẽ cần xác thực thông tin cũng như việc duy trì tài khoản/cổng thanh toán PayPal hoạt động ổn định được PayPal kiểm soát rất chặt chẽ. Vì thế, người bán sẽ cần chuẩn bị trước các tài liệu và sẵn sàng cung cấp các thông tin cần thiết, chính xác khi PayPal yêu cầu xác minh thông tin tài khoản. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đăng ký tài khoản PayPal Doanh nghiệp, cách xác thực/kháng cáo tài khoản và các gợi ý nên sử dụng trong quá trình kháng cáo tài khoản PayPal.
A. Hướng dẫn chuẩn bị đăng ký tài khoản PayPal Doanh nghiệp
B. Hướng dẫn xác thực/kháng cáo tài khoản PayPal
C. Một số gợi ý nên sử sụng trong quá trình kháng cáo tài khoản PayPal
Người bán có thể đăng ký tài khoản PayPal Doanh nghiệp bằng hai cách sau: sử dụng trực tiếp thông tin doanh nghiệp để đăng ký, hoặc sử dụng thông tin cá nhân để đăng ký (với điều kiện thông tin pháp nhân diện cá nhân thuộc một trong những quốc gia mà PayPal đang hỗ trợ).
Truy cập vào trang chủ PayPal, chọn Sign Up > Business Account.
Nhập thông tin email sẽ sử dụng để tạo tài khoản, cài đặt mật khẩu và đi tới trang tiếp theo.
Điền thông tin về doanh nghiệp rồi nhấp vào Agree and Continue. Trong trường hợp bạn không đăng ký doanh nghiệp mà kinh doanh theo diện cá nhân, vui lòng nhập thông tin cá nhân để thay thế.
Mục Primary currency (Đơn vị tiền tệ chính) là phần bạn chọn đơn vị tiền tệ mặc định cho tài khoản PayPal Doanh nghiệp của mình.
Chọn loại hình doanh nghiệp bằng cách nhấp vào menu thả xuống ở trang tiếp theo.
Điền các thông tin tương ứng liên quan tới doanh nghiệp của bạn và chọn Next.
Trong trường hợp bạn kinh doanh theo diện cá nhân nhưng chưa đăng ký theo diện công ty, bạn có thể chọn Individual/Sole Proprietorship.
Tiếp theo, cung cấp thông tin cá nhân của bạn cho PayPal rồi nhấp Submit để hoàn tất quá trình đăng ký.
PayPal sẽ hiển thị thông báo về việc đăng ký/đăng nhập tài khoản thành công.
Sau đó, bạn có thể vào hòm thư bạn đăng ký tài khoản PayPal để xác nhận email PayPal gửi về.
Truy cập lại trang quản trị ShopBase và bắt đầu kết nối tài khoản PayPal vào cửa hàng theo hướng dẫn trong bài viết này.
Đăng ký kinh doanh (Business Registration).
Hình chụp căn cước công dân, hộ chiếu, hoặc bằng lái xe của chủ doanh nghiệp (chủ tài khoản).
Hình chụp giấy tờ Địa chỉ doanh nghiệp cần trùng khớp với tên doanh nghiệp, còn hạn ít nhất 6 tháng, và trùng khớp với địa chỉ đăng ký trên tài khoản PayPal và các tài khoản liên quan khác (ví dụ biên nhận ngân hàng, hoặc các giấy tờ do nhà nước cấp…).
Cung cấp thông tin về chủ sở hữu thụ hưởng: Họ tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, địa chỉ thường chú, tỉ lệ phần trăm sở hữu tài sản công ty, và hình chụp thông tin nhận dạng.
Khai báo Chủ sở hữu thụ hưởng (Cá nhân) nếu người này sở hữu hoặc kiểm soát 25% hoặc nhiều hơn tài sản liên quan của doanh nghiệp, nếu công ty có, thì không cần phải khai báo điều này.
Cung cấp thông tin về Đối tác/Viên chức có liên quan (nếu có): Họ tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, địa chỉ của những bên này trong tài khoản PayPal.
Trường hợp chủ tài khoản không phải là chủ doanh nghiệp: cần hoàn thành mẫu xác nhận của chủ sở hữu công ty đồng ý ủy quyền cho phép sử dụng và quản lý tài khoản PayPal.
Đăng nhập vào tài khoản PayPal.
Truy cập vào phần Profile trên góc phải màn hình trong tài khoản.
Chọn Profile and setting.
Chọn Update bên cạnh mục Business information.
Trong mục Owners, directors and connected parties (nếu có), chọn Add a beneficial owner, Add an official bearer hoặc Add an individual partner.
Nhập các thông tin theo yêu cầu và nhấp vào Save để lưu.
Ngay sau khi đăng ký tài khoản, có phát sinh giao dịch đầu tiên, hay trong quá trình sử dụng tài khoản, người bán sẽ luôn cần chú ý tới các thay đổi của tài khoản PayPal, và để ý các email thông báo từ PayPal và ShopBase về vấn đề của tài khoản để kịp thời xử lý.
Một số trường hợp thường gặp có thể xảy ra với tài khoản PayPal như sau:
Tài khoản tự động bị tạm giữ tiền trong vòng 21 ngày: Việc tài khoản nhận được thông tin yêu cầu xác thực từ PayPal khi có đơn hàng đầu tiên là quy trình cố định của PayPal. Trong trường hợp này, chủ tài khoản không nên lo lắng mà hãy thực hiện gửi thông tin xác thực cho PayPal một cách chính xác và đầy đủ.
PayPal sẽ xét duyệt các giao dịch phát sinh đầu tiên trong tài khoản: Chỉ nên dùng tài khoản để thu tiền từ các giao dịch phát sinh mua bán trên cửa hàng (Ecommerce), không nên thực hiện bất kỳ một giao dịch bất thường nào (ví dụ: nhận tiền số lượng lớn dưới dạng Friend & Family, mass payout…)
Chủ tài khoản (người bán) nên chuẩn bị sẵn hóa đơn (invoice) mua hàng/hợp đồng từ nhà cung cấp để chứng minh những giao dịch mua bán là có thật.
Nên hiển thị rõ ràng tên hàng hóa (lưu ý không để tên sản phẩm có liên quan tới chính trị, chính sách liên quan tới bản quyền…), và luôn cập nhật mã vận đơn kịp thời.
Thời gian đầu nên kinh doanh với số lượng nhỏ và ổn định trong vòng 6 tháng đầu.
PayPal sẽ xem xét tài khoản và yêu cầu cung cấp nguyên nhân cho sự tăng trưởng đột ngột này. PayPal cũng sẽ yêu cầu người bán cung cấp thông tin về kế hoạch kinh doanh trong thời gian tới (khoảng 6 tháng tới). Trong quá trình tài khoản đang sử dụng:
Nếu phát sinh giao dịch bất thường (giao dịch có giá trị lớn cho nhà cung cấp hoặc bất kỳ một bên nào), PayPal sẽ yêu cầu xác minh về giao dịch.
Phát sinh giao dịch qua phương thức khác luồng thanh toán bình thường được sử dụng trên cửa hàng, PayPal sẽ yêu cầu xác minh, giải thích về sự bất thường này.
Khi tỉ lệ tranh chấp (dispute) cao trên 1.5% trong vòng 90 ngày gần nhất, PayPal sẽ gửi thông báo và yêu cầu giảm tỉ lệ tranh chấp và có thể thay đổi mức phí tranh chấp tùy theo mức độ rủi ro của tài khoản. Mức độ rủi ro của tài khoản phụ thuộc vào tỉ lệ tranh chấp.
Khi tài khoản bán mặt hàng vi phạm chính sách của PayPal (ví dụ sản phẩm có vi phạm chính sách DMCA, Trademark…), PayPal sẽ dựa vào yêu cầu của người gửi báo cáo vi phạm để áp dụng hình thức phạt với tài khoản phù hợp, ví dụ: cảnh báo gỡ sản phẩm, giới hạn tài khoản, hoặc vô hiệu hóa tài khoản.
Sau khi tài khoản của bạn đã được PayPal xác thực đầy đủ và được hỗ trợ, khả năng gặp rủi ro về việc tài khoản bị giới hạn hoặc tạm ngưng sẽ được hạn chế, và tài khoản đó cũng được PayPal đánh giá là đáng tin cậy.
Dưới đây là một số gợi ý để thực hiện hoặc chuẩn bị trước trong trường hợp tài khoản PayPal của bạn bị giới hạn hoặc tạm ngưng:
Chủ tài khoản cần liên hệ đội ngũ hỗ trợ khách hàng của PayPal để được hỗ trợ với bất cứ trường hợp nào, cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin để xác thực.
Khi một tài khoản bị tạm ngưng hoặc giới hạn, chủ tài khoản không nên tạo một tài khoản mới, hay thay thế một tài khoản khác ngay lập tức, mà cần liên hệ tới đội ngũ hỗ trợ của PayPal để yêu cầu trợ giúp và kháng cáo tài khoản đó để tránh tạo dấu hiệu rủi ro. Do các cổng thanh toán như PayPal có chế độ kiểm tra bảo mật rất kĩ càng, nên PayPal có thể phát hiện ra các thông tin có độ rủi ro liên quan, dấu hiệu vi phạm ở tài khoản mới.
Trong trường hợp bạn sử dụng các dịch vụ xử lý đơn hàng của ShopBase, bạn nên liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của ShopBase để được cung cấp thông tin về hóa đơn mua hàng.
Xử lý các trường hợp phát sinh tranh chấp kịp thời. Khách hàng có thể khiếu nại lên cổng thanh toán vì bất cứ lý do gì, nếu bạn không xử lý nó kịp thời, PayPal có thể khóa tài khoản để yêu cầu bạn phải giải quyết xong các vấn đề này cho khách hàng. Vì vậy, bạn nên thường xuyên theo dõi các đơn hàng và nhanh chóng liên hệ với khách hàng để xử lý khi phát sinh khiếu nại. Đồng thời, bạn cần cải thiện chất lượng dịch vụ để hạn chế tối đa việc khách hàng gửi khiếu nại lên PayPal.
Trong trường hợp tài khoản Balance trên tài khoản PayPal bị âm, bạn cần nạp thêm tiền vào tài khoản để đảm bảo tài khoản có số dư luôn lớn hơn hoặc bằng 0. Trong trường hợp tài khoản Balance âm và không được xử lý, PayPal có thể tiến hành áp dụng chính sách để thu tiền từ tài khoản của bạn.
Mỗi tài khoản sẽ được PayPal xác định ở một mức độ rủi ro dựa vào loại hình kinh doanh, tỉ lệ tranh chấp/khiếu nại. Trong trường hợp tài khoản bị giữ tiền (45 ngày, 60 ngày, 180 ngày), bạn nên liên hệ tới PayPal để kiểm tra và yêu cầu hỗ trợ giảm mức giữ tiền và tăng hạn mức nhận tiền.
Nên có sẵn thông tin thật về chính sách hoàn hủy, đổi trả hàng, thông tin về kho hàng và nhà cung cấp, v.v…
Có đội ngũ chăm sóc khách hàng riêng.
Trình bày rõ ràng thông tin về cách thức chạy quảng cáo, tiếp thị cho cửa hàng khi PayPal yêu cầu.
Gợi ý cách thiết lập tài khoản PayPal để tăng độ tin cậy
Kết nối PayPal làm cổng thanh toán
Tuy nhiên, sau khi tạo tài khoản, người bán vẫn sẽ cần xác thực thông tin cũng như việc duy trì tài khoản/cổng thanh toán PayPal hoạt động ổn định được PayPal kiểm soát rất chặt chẽ. Vì thế, người bán sẽ cần chuẩn bị trước các tài liệu và sẵn sàng cung cấp các thông tin cần thiết, chính xác khi PayPal yêu cầu xác minh thông tin tài khoản. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đăng ký tài khoản PayPal Doanh nghiệp, cách xác thực/kháng cáo tài khoản và các gợi ý nên sử dụng trong quá trình kháng cáo tài khoản PayPal.
Nội dung bài viết
A. Hướng dẫn chuẩn bị đăng ký tài khoản PayPal Doanh nghiệp
B. Hướng dẫn xác thực/kháng cáo tài khoản PayPal
C. Một số gợi ý nên sử sụng trong quá trình kháng cáo tài khoản PayPal
A. Hướng dẫn chuẩn bị đăng ký tài khoản PayPal Doanh nghiệp
Người bán có thể đăng ký tài khoản PayPal Doanh nghiệp bằng hai cách sau: sử dụng trực tiếp thông tin doanh nghiệp để đăng ký, hoặc sử dụng thông tin cá nhân để đăng ký (với điều kiện thông tin pháp nhân diện cá nhân thuộc một trong những quốc gia mà PayPal đang hỗ trợ).
Các bước đăng ký tài khoản PayPal Doanh nghiệp cho người mới bắt đầu
Truy cập vào trang chủ PayPal, chọn Sign Up > Business Account.
Nhập thông tin email sẽ sử dụng để tạo tài khoản, cài đặt mật khẩu và đi tới trang tiếp theo.
Điền thông tin về doanh nghiệp rồi nhấp vào Agree and Continue. Trong trường hợp bạn không đăng ký doanh nghiệp mà kinh doanh theo diện cá nhân, vui lòng nhập thông tin cá nhân để thay thế.
Mục Primary currency (Đơn vị tiền tệ chính) là phần bạn chọn đơn vị tiền tệ mặc định cho tài khoản PayPal Doanh nghiệp của mình.
Chọn loại hình doanh nghiệp bằng cách nhấp vào menu thả xuống ở trang tiếp theo.
Điền các thông tin tương ứng liên quan tới doanh nghiệp của bạn và chọn Next.
Trong trường hợp bạn kinh doanh theo diện cá nhân nhưng chưa đăng ký theo diện công ty, bạn có thể chọn Individual/Sole Proprietorship.
Tiếp theo, cung cấp thông tin cá nhân của bạn cho PayPal rồi nhấp Submit để hoàn tất quá trình đăng ký.
PayPal sẽ hiển thị thông báo về việc đăng ký/đăng nhập tài khoản thành công.
Sau đó, bạn có thể vào hòm thư bạn đăng ký tài khoản PayPal để xác nhận email PayPal gửi về.
Truy cập lại trang quản trị ShopBase và bắt đầu kết nối tài khoản PayPal vào cửa hàng theo hướng dẫn trong bài viết này.
Những tài liệu cần chuẩn bị khi sử dụng/xác thực tài khoản PayPal Doanh nghiệp
Đăng ký kinh doanh (Business Registration).
Hình chụp căn cước công dân, hộ chiếu, hoặc bằng lái xe của chủ doanh nghiệp (chủ tài khoản).
Hình chụp giấy tờ Địa chỉ doanh nghiệp cần trùng khớp với tên doanh nghiệp, còn hạn ít nhất 6 tháng, và trùng khớp với địa chỉ đăng ký trên tài khoản PayPal và các tài khoản liên quan khác (ví dụ biên nhận ngân hàng, hoặc các giấy tờ do nhà nước cấp…).
Cung cấp thông tin về chủ sở hữu thụ hưởng: Họ tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, địa chỉ thường chú, tỉ lệ phần trăm sở hữu tài sản công ty, và hình chụp thông tin nhận dạng.
Khai báo Chủ sở hữu thụ hưởng (Cá nhân) nếu người này sở hữu hoặc kiểm soát 25% hoặc nhiều hơn tài sản liên quan của doanh nghiệp, nếu công ty có, thì không cần phải khai báo điều này.
Cung cấp thông tin về Đối tác/Viên chức có liên quan (nếu có): Họ tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, địa chỉ của những bên này trong tài khoản PayPal.
Trường hợp chủ tài khoản không phải là chủ doanh nghiệp: cần hoàn thành mẫu xác nhận của chủ sở hữu công ty đồng ý ủy quyền cho phép sử dụng và quản lý tài khoản PayPal.
Hướng dẫn thêm thông tin xác thực doanh nghiệp trên tài khoản PayPal
Đăng nhập vào tài khoản PayPal.
Truy cập vào phần Profile trên góc phải màn hình trong tài khoản.
Chọn Profile and setting.
Chọn Update bên cạnh mục Business information.
Trong mục Owners, directors and connected parties (nếu có), chọn Add a beneficial owner, Add an official bearer hoặc Add an individual partner.
Nhập các thông tin theo yêu cầu và nhấp vào Save để lưu.
B. Hướng dẫn xác thực/kháng cáo tài khoản PayPal
Ngay sau khi đăng ký tài khoản, có phát sinh giao dịch đầu tiên, hay trong quá trình sử dụng tài khoản, người bán sẽ luôn cần chú ý tới các thay đổi của tài khoản PayPal, và để ý các email thông báo từ PayPal và ShopBase về vấn đề của tài khoản để kịp thời xử lý.
Một số trường hợp thường gặp có thể xảy ra với tài khoản PayPal như sau:
Giai đoạn 1: Tài khoản mới hoàn tất đăng ký và có đơn hàng đầu tiên
Tài khoản tự động bị tạm giữ tiền trong vòng 21 ngày: Việc tài khoản nhận được thông tin yêu cầu xác thực từ PayPal khi có đơn hàng đầu tiên là quy trình cố định của PayPal. Trong trường hợp này, chủ tài khoản không nên lo lắng mà hãy thực hiện gửi thông tin xác thực cho PayPal một cách chính xác và đầy đủ.
PayPal sẽ xét duyệt các giao dịch phát sinh đầu tiên trong tài khoản: Chỉ nên dùng tài khoản để thu tiền từ các giao dịch phát sinh mua bán trên cửa hàng (Ecommerce), không nên thực hiện bất kỳ một giao dịch bất thường nào (ví dụ: nhận tiền số lượng lớn dưới dạng Friend & Family, mass payout…)
Chủ tài khoản (người bán) nên chuẩn bị sẵn hóa đơn (invoice) mua hàng/hợp đồng từ nhà cung cấp để chứng minh những giao dịch mua bán là có thật.
Nên hiển thị rõ ràng tên hàng hóa (lưu ý không để tên sản phẩm có liên quan tới chính trị, chính sách liên quan tới bản quyền…), và luôn cập nhật mã vận đơn kịp thời.
Thời gian đầu nên kinh doanh với số lượng nhỏ và ổn định trong vòng 6 tháng đầu.
Giai đoạn 2: Khi tài khoản đang chạy ổn định, và đột ngột tăng số lượng
PayPal sẽ xem xét tài khoản và yêu cầu cung cấp nguyên nhân cho sự tăng trưởng đột ngột này. PayPal cũng sẽ yêu cầu người bán cung cấp thông tin về kế hoạch kinh doanh trong thời gian tới (khoảng 6 tháng tới). Trong quá trình tài khoản đang sử dụng:
Nếu phát sinh giao dịch bất thường (giao dịch có giá trị lớn cho nhà cung cấp hoặc bất kỳ một bên nào), PayPal sẽ yêu cầu xác minh về giao dịch.
Phát sinh giao dịch qua phương thức khác luồng thanh toán bình thường được sử dụng trên cửa hàng, PayPal sẽ yêu cầu xác minh, giải thích về sự bất thường này.
Khi tỉ lệ tranh chấp (dispute) cao trên 1.5% trong vòng 90 ngày gần nhất, PayPal sẽ gửi thông báo và yêu cầu giảm tỉ lệ tranh chấp và có thể thay đổi mức phí tranh chấp tùy theo mức độ rủi ro của tài khoản. Mức độ rủi ro của tài khoản phụ thuộc vào tỉ lệ tranh chấp.
Khi tài khoản bán mặt hàng vi phạm chính sách của PayPal (ví dụ sản phẩm có vi phạm chính sách DMCA, Trademark…), PayPal sẽ dựa vào yêu cầu của người gửi báo cáo vi phạm để áp dụng hình thức phạt với tài khoản phù hợp, ví dụ: cảnh báo gỡ sản phẩm, giới hạn tài khoản, hoặc vô hiệu hóa tài khoản.
C. Một số gợi ý nên sử dụng trong quá trình kháng tài khoản PayPal
Sau khi tài khoản của bạn đã được PayPal xác thực đầy đủ và được hỗ trợ, khả năng gặp rủi ro về việc tài khoản bị giới hạn hoặc tạm ngưng sẽ được hạn chế, và tài khoản đó cũng được PayPal đánh giá là đáng tin cậy.
Dưới đây là một số gợi ý để thực hiện hoặc chuẩn bị trước trong trường hợp tài khoản PayPal của bạn bị giới hạn hoặc tạm ngưng:
Chủ tài khoản cần liên hệ đội ngũ hỗ trợ khách hàng của PayPal để được hỗ trợ với bất cứ trường hợp nào, cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin để xác thực.
Khi một tài khoản bị tạm ngưng hoặc giới hạn, chủ tài khoản không nên tạo một tài khoản mới, hay thay thế một tài khoản khác ngay lập tức, mà cần liên hệ tới đội ngũ hỗ trợ của PayPal để yêu cầu trợ giúp và kháng cáo tài khoản đó để tránh tạo dấu hiệu rủi ro. Do các cổng thanh toán như PayPal có chế độ kiểm tra bảo mật rất kĩ càng, nên PayPal có thể phát hiện ra các thông tin có độ rủi ro liên quan, dấu hiệu vi phạm ở tài khoản mới.
Trong trường hợp bạn sử dụng các dịch vụ xử lý đơn hàng của ShopBase, bạn nên liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của ShopBase để được cung cấp thông tin về hóa đơn mua hàng.
Xử lý các trường hợp phát sinh tranh chấp kịp thời. Khách hàng có thể khiếu nại lên cổng thanh toán vì bất cứ lý do gì, nếu bạn không xử lý nó kịp thời, PayPal có thể khóa tài khoản để yêu cầu bạn phải giải quyết xong các vấn đề này cho khách hàng. Vì vậy, bạn nên thường xuyên theo dõi các đơn hàng và nhanh chóng liên hệ với khách hàng để xử lý khi phát sinh khiếu nại. Đồng thời, bạn cần cải thiện chất lượng dịch vụ để hạn chế tối đa việc khách hàng gửi khiếu nại lên PayPal.
Trong trường hợp tài khoản Balance trên tài khoản PayPal bị âm, bạn cần nạp thêm tiền vào tài khoản để đảm bảo tài khoản có số dư luôn lớn hơn hoặc bằng 0. Trong trường hợp tài khoản Balance âm và không được xử lý, PayPal có thể tiến hành áp dụng chính sách để thu tiền từ tài khoản của bạn.
Mỗi tài khoản sẽ được PayPal xác định ở một mức độ rủi ro dựa vào loại hình kinh doanh, tỉ lệ tranh chấp/khiếu nại. Trong trường hợp tài khoản bị giữ tiền (45 ngày, 60 ngày, 180 ngày), bạn nên liên hệ tới PayPal để kiểm tra và yêu cầu hỗ trợ giảm mức giữ tiền và tăng hạn mức nhận tiền.
Nên có sẵn thông tin thật về chính sách hoàn hủy, đổi trả hàng, thông tin về kho hàng và nhà cung cấp, v.v…
Có đội ngũ chăm sóc khách hàng riêng.
Trình bày rõ ràng thông tin về cách thức chạy quảng cáo, tiếp thị cho cửa hàng khi PayPal yêu cầu.
Bài viết liên quan
Gợi ý cách thiết lập tài khoản PayPal để tăng độ tin cậy
Kết nối PayPal làm cổng thanh toán
Cập nhật vào: 28/09/2022
Cảm ơn!